Transkrypcja ukraińskiego aktu urodzenia dziecka w USC

Czym jest transkrypcja i kiedy jest potrzebna

Transkrypcja (inaczej umiejscowienie) to wierne przeniesienie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Kierownik USC sporządza polski akt urodzenia, który od tej chwili funkcjonuje tak samo jak akt dziecka urodzonego w Polsce. Wniosek można złożyć w dowolnym USC w kraju - nie ma znaczenia, gdzie mieszkacie.

Transkrypcja jest obowiązkowa, gdy dziecko ma polskie obywatelstwo i rodzice występują o polski dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport) lub numer PESEL dla obywatela, a także gdy polskiego aktu żąda sąd albo inny urząd. Typowe sytuacje:

• dziecko urodziło się w Ukrainie, jedno z rodziców jest obywatelem Polski i dziecko potrzebuje polskiego paszportu lub dowodu;
• sprawa przed polskim sądem (alimenty, ustalenie ojcostwa, opieka), w której sąd prosi o polski odpis aktu;
• w USC rejestrowane jest kolejne zdarzenie - np. uznanie ojcostwa albo w przyszłości ślub dziecka - i urząd potrzebuje polskiego aktu urodzenia;
• urząd, szkoła lub bank wprost proszą o „odpis polskiego aktu urodzenia”, a nie o tłumaczenie.

Kiedy wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe

W większości spraw obywateli Ukrainy w Polsce transkrypcja nie jest potrzebna - wystarczy oryginał aktu z tłumaczeniem przysięgłym:

• PESEL UKR dla dziecka obywatela Ukrainy - gmina przyjmuje akt z tłumaczeniem (niektóre gminy przyjmowały też bez niego; warto dopytać w swojej);
• świadczenie 800+ i inne świadczenia z ZUS - do wniosku dołącza się tłumaczenie aktu, ZUS nie wymaga transkrypcji;
• zapisy do szkoły, przedszkola, przychodni - większości placówek wystarcza tłumaczenie;
• ubezpieczenie, kolonie, konto bankowe dla dziecka.

Tłumaczenie zamawia się raz i korzysta z niego w różnych urzędach - PDF z kwalifikowanym podpisem można składać wielokrotnie. Jeśli później okaże się, że transkrypcja jest jednak potrzebna, to samo tłumaczenie posłuży także w USC.

Jakie dokumenty złożyć w USC

• Wniosek o transkrypcję - formularz dostępny w USC lub na stronie gminy. Składa go jedno z rodziców albo inna osoba mająca interes prawny (np. dziadkowie).
• Oryginał ukraińskiego aktu urodzenia - papierowy, z pieczęcią. Wydruk z aplikacji Dija ani zdjęcie nie wystarczą.
• Tłumaczenie przysięgłe aktu na polski - wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na polską listę albo przez konsula.
• Dokument tożsamości osoby składającej wniosek (paszport, karta pobytu).
• Dowód opłaty skarbowej: 50 zł za odpis zupełny wydawany po transkrypcji. Kwotę i numer konta warto sprawdzić w swoim USC.
• Akt małżeństwa rodziców z tłumaczeniem - nie zawsze, ale USC może o niego poprosić, gdy trzeba ustalić nazwisko dziecka lub dane ojca.

Apostille ani legalizacja nie są wymagane: Polskę i Ukrainę wiąże umowa o pomocy prawnej z 1993 r., na mocy której akty stanu cywilnego są przyjmowane bez dodatkowego uwierzytelnienia. Jeśli urzędnik mimo to prosi o apostille, można spokojnie powołać się na tę umowę.

Tłumaczenie: co dokładnie i ile stron

Akt urodzenia - zarówno nowego wzoru (arkusz A4), jak i starszy (książeczka) - mieści się w jednej stronie rozliczeniowej (1125 znaków ze spacjami). Tłumacz przenosi wszystko: nazwisko, imię i imię odojcowskie dziecka, datę i miejsce urodzenia, dane rodziców, organ wydający, serię i numer, pieczęcie oraz adnotacje na odwrocie, jeśli są. Akt małżeństwa rodziców to również jedna strona.

Nazwisko i imię łacinką

To najważniejszy punkt całej transkrypcji. USC przenosi dane dosłownie z tłumaczenia - urzędnik niczego nie poprawia. Polski akt i wszystkie kolejne dokumenty dziecka (PESEL, paszport, dowód) będą miały dokładnie taką pisownię, jaka widnieje w tłumaczeniu. Dlatego tłumacz przysięgły zapisuje imiona łacinką tak, jak w paszportach zagranicznych, a nie według polskiej transkrypcji: Iryna, nie Irina; Yevhen, nie Jewhen.

W formularzu zamówienia jest osobne pole „nazwisko łacinką jak w paszporcie” - wpisz tam dane dziecka (z jego paszportu, jeśli go ma) i obojga rodziców. Jeśli któreś z rodziców ma już polski akt stanu cywilnego z polską pisownią (np. akt małżeństwa sporządzony w Polsce), można złożyć w USC wniosek o dostosowanie pisowni do zasad polskich - wtedy daj znać tłumaczowi, jakiej pisowni oczekujesz, żeby wszystkie dokumenty były spójne.

Ile to kosztuje i kiedy będzie gotowe

Cena zależy od liczby stron rozliczeniowych i kierunku tłumaczenia; aktualna stawka jest w tabeli poniżej - pochodzi z naszego cennika i odświeża się automatycznie. Przy jednej stronie obowiązuje dopłata za zlecenie minimalne. Termin standardowy to 3–5 dni roboczych, ekspres - do 48 godzin.

Tłumacz przysięgły odsyła plik PDF, który poświadczył własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki plik ma moc oryginału, ale USC prowadzi akta papierowe, więc część urzędów prosi o egzemplarz z pieczęcią - można go zamówić z dostawą do paczkomatu lub kurierem. Jeśli Twój USC przyjmuje wnioski przez ePUAP, wystarczy PDF.

Jak zamówić - krok po kroku

1. 1Sfotografuj lub zeskanuj akt w całości, razem z odwrotem, jeśli są tam pieczęcie lub adnotacje.
2. 2W formularzu zamówienia wybierz sprawę „Akt urodzenia dziecka w USC” - tłumacz dostanie wskazówkę, na co zwrócić uwagę.
3. 3Wgraj pliki, sprawdź liczbę stron i cenę.
4. 4Wpisz imiona dziecka i rodziców łacinką z paszportów, e-mail i telefon; wybierz termin i dostawę (do USC polecamy egzemplarz papierowy).
5. 5Zapłać BLIK-iem lub kartą. Gotowy PDF przyjdzie na e-mail, wersja papierowa - do paczkomatu lub na adres.

Co dzieje się dalej w USC

USC rozpatruje wniosek zwykle od tygodnia do miesiąca - zależnie od obłożenia urzędu i od tego, czy coś wymaga wyjaśnienia. Po transkrypcji otrzymujesz odpis zupełny polskiego aktu urodzenia; z nim można występować o PESEL, dowód lub paszport dziecka. Kolejne odpisy (zupełne lub skrócone) wydawane są za osobną opłatą skarbową - kwoty są na stronie USC.

USC może odmówić, gdy dokument jest nieczytelny, budzi wątpliwości co do autentyczności albo jego treść jest sprzeczna z polskim porządkiem prawnym (np. nie da się ustalić pochodzenia dziecka tak, jak zapisano). Odmowa ma formę decyzji, od której przysługuje odwołanie do wojewody.

Dokumenty, strony, orientacyjny koszt

Typowa liczba stron rozliczeniowych w tej sprawie i orientacyjny koszt w terminie standardowym (ukraiński → polski). Dokładną kwotę pokaże formularz po wgraniu plików.

Częste pytania