Staż pracy z Ukrainy w ZUS i u pracodawcy: trudowa kniżka i dokumenty

Dlaczego ukraiński staż liczy się w Polsce

Polskę i Ukrainę wiąże umowa o zabezpieczeniu społecznym z 2012 r. (obowiązuje od 2014 r.). Działa na zasadzie sumowania: jeśli polskich lat nie wystarcza do prawa do emerytury lub renty, ZUS dolicza okresy ubezpieczenia z Ukrainy. Każde państwo wypłaca potem część świadczenia za swoje okresy - polską ZUS, ukraińską Fundusz Emerytalny Ukrainy.

Osobną sprawą jest staż pracowniczy u pracodawcy: Kodeks pracy przyznaje 20 albo 26 dni urlopu w zależności od łącznego stażu, a udokumentowane zatrudnienie za granicą zalicza się do niego tak samo jak pracę w Polsce. ZUS nie ma tu nic do rzeczy - decyduje dział kadr.

Po co ZUS-owi dokumenty

Wniosek o emeryturę lub rentę z uwzględnieniem okresów ukraińskich składa się w ZUS - to on jest w Polsce instytucją łącznikową dla strony ukraińskiej. ZUS sam wysyła zapytanie do Funduszu Emerytalnego Ukrainy, który potwierdza okresy ubezpieczenia. To jednak długi proces, a w warunkach wojny jeszcze dłuższy, dlatego własne dokumenty mają znaczenie:

• trudowa kniżka (książeczka pracy) - podstawowy dowód okresów zatrudnienia sprzed przejścia Ukrainy na ewidencję elektroniczną;
• wyciąg z rejestru ubezpieczonych (ukraiński Fundusz Emerytalny) - potwierdza okresy i składki mniej więcej od 2000 r.; można go pobrać z portalu Funduszu;
• zaświadczenia o wynagrodzeniu - potrzebne, gdy ZUS lub Fundusz ustalają wysokość świadczenia, a nie samo prawo do niego;
• książeczka wojskowa - jeśli zasadnicza służba ma być zaliczona;
• dyplom - tylko jeśli nauka wlicza się do stażu według zasad państwa, które ten okres potwierdza.

ZUS przyjmuje dokumenty obcojęzyczne wraz z tłumaczeniem tłumacza przysięgłego. Składa się kopie poświadczone lub z okazaniem oryginału; trudowej kniżki nie oddawaj na stałe - pokaż oryginał i zostaw kopię z tłumaczeniem.

Staż u pracodawcy: urlop

Tu wymagania są łagodniejsze. Pracodawca ma obowiązek zaliczyć udokumentowaną pracę za granicą do stażu, od którego zależy wymiar urlopu (26 dni po 10 latach, razem z okresami nauki według zasad Kodeksu pracy). Większość działów kadr prosi o kopię trudowej kniżki z tłumaczeniem; część akceptuje tłumaczenie zwykłe, inne chcą przysięgłego - warto dopytać w swoich kadrach.

Praktyczna rada: jeśli kiedykolwiek planujesz wniosek do ZUS, zrób od razu tłumaczenie przysięgłe - posłuży pracodawcy, ZUS-owi i kolejnemu pracodawcy. Jeden PDF z kwalifikowanym podpisem można składać wielokrotnie.

Jakie dokumenty i ile stron

Trudowa kniżka: jak liczyć

Trudowa kniżka to jedyny dokument na tej liście, którego objętość mocno się różni. Liczymy nie kartki książeczki, lecz objętość gotowego tekstu: jedna strona rozliczeniowa = 1125 znaków ze spacjami w przekładzie. Tłumaczy się wszystko, co jest na zapisanych stronach: stronę tytułową (nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, zawód), każdy wpis o przyjęciu, przeniesieniu i zwolnieniu z datami i numerami rozkazów, a także treść pieczęci - nazwę przedsiębiorstwa, jego kod, czasem adres. To właśnie pieczęcie pochłaniają najwięcej znaków.

Orientacyjnie: jedno miejsce pracy to dwa-trzy wpisy i jedna-dwie pieczęcie, czyli około pół strony rozliczeniowej. Książeczka z trzema-czterema pracodawcami daje zwykle 3–4 strony, długa, z dziesięcioma zakładami - do 10. Pustych stron i działu „Informacje o odznaczeniach” nie trzeba tłumaczyć, jeśli ZUS lub pracodawca ich nie wymagają - nie skanuj ich, a nie wejdą do wyceny.

Zaświadczenia i wyciągi

Zaświadczenie o wynagrodzeniu to jedna-dwie strony, zależnie od liczby miesięcy w tabeli. Wyciąg z rejestru ubezpieczonych (formularz OK-5 lub OK-7) to tabela z wierszem na każdy miesiąc, zwykle 2–4 strony. Książeczka wojskowa - jedna-dwie strony (tłumaczy się tylko strony z danymi o służbie). Dyplom - jedna strona; najczęściej wystarczy sam dyplom bez suplementu.

Jakość skanów: pieczęcie i rękopis

Trudowa kniżka to odręczne wpisy, wyblakły atrament i pieczęcie przybite na tekście. Tłumacz tłumaczy to, co da się odczytać; nieczytelne fragmenty oznacza adnotacją „[nieczytelne]”, a ZUS może wtedy poprosić o potwierdzenie okresu innym dokumentem. Dlatego jakość skanów ma tu większe znaczenie niż w jakiejkolwiek innej sprawie:

• skanuj każdą rozkładówkę osobno, na płaskiej powierzchni, w 300 dpi, albo fotografuj w dziennym świetle bez cienia telefonu;
• sprawdź, czy czytelne są daty, numery rozkazów i napis w otoku pieczęci - po nich ZUS weryfikuje okresy;
• nie przycinaj brzegów - na marginesach bywają dopiski i pieczątki o sprostowaniach;
• jeśli wpis jest wyraźnie nieczytelny, spróbuj zdobyć zaświadczenie z zakładu pracy albo wyciąg z Funduszu za ten okres.

Ile to kosztuje i kiedy będzie gotowe

Cena zależy od liczby stron rozliczeniowych i kierunku tłumaczenia; aktualna stawka jest w tabeli poniżej - pochodzi z naszego cennika i odświeża się automatycznie. Po wgraniu skanów zobaczysz, ile stron zostało policzonych, i możesz usunąć zbędne pliki jeszcze przed płatnością. Termin standardowy to 3–5 dni roboczych - przy długiej trudowej kniżce to realny czas; ekspres - do 48 godzin.

Gotowy przekład przychodzi w formacie PDF, podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego. ZUS przyjmuje takie dokumenty przez PUE/eZUS albo w wydruku razem z wnioskiem; pracodawcy zwykle wystarcza plik. Egzemplarz papierowy z pieczęcią można zamówić z dostawą do paczkomatu lub kurierem.

Jak zamówić - krok po kroku

1. 1Zeskanuj stronę tytułową i wszystkie zapisane rozkładówki trudowej kniżki oraz zaświadczenia i wyciągi, które masz.
2. 2W formularzu zamówienia wybierz sprawę „Staż pracy z Ukrainy w ZUS” - tłumacz dostanie wskazówkę, na co zwrócić uwagę.
3. 3Wgraj pliki, sprawdź liczbę stron i cenę; usuń strony, które nie są potrzebne.
4. 4Wpisz nazwisko i imię łacinką z paszportu, e-mail i telefon; wybierz termin i dostawę.
5. 5Zapłać BLIK-iem lub kartą. Gotowy PDF przyjdzie na e-mail.

Co dzieje się dalej

W ZUS sprawa z okresami zagranicznymi trwa dłużej niż zwykła: po złożeniu wniosku ZUS wysyła formularze do Funduszu Emerytalnego Ukrainy i czeka na potwierdzenie. W praktyce to od kilku miesięcy do roku, zależnie od tempa odpowiedzi strony ukraińskiej. Twoje tłumaczenia pozwalają ZUS wstępnie ocenić prawo do świadczenia bez czekania na odpowiedź. Decyzja przychodzi listem lub na PUE/eZUS i można się od niej odwołać do sądu.

U pracodawcy jest szybciej: dział kadr przelicza staż i koryguje wymiar urlopu z reguły od najbliższego miesiąca. Dokumenty warto złożyć od razu przy zatrudnieniu - urlopu za wcześniejsze okresy trzeba dochodzić osobno.

Dokumenty, strony, orientacyjny koszt

Typowa liczba stron rozliczeniowych w tej sprawie i orientacyjny koszt w terminie standardowym (ukraiński → polski). Dokładną kwotę pokaże formularz po wgraniu plików.

Częste pytania