Трудова книжка і стаж з України для ZUS та роботодавця

Чому український стаж рахується в Польщі

Між Польщею та Україною діє договір про соціальне забезпечення 2012 року (чинний з 2014-го). Він працює за принципом сумування: якщо ваших польських років не вистачає для права на емеритуру чи ренту, ZUS додає періоди страхування з України. Кожна країна потім виплачує частину пенсії за свої періоди - польську частину ZUS, українську - Пенсійний фонд України.

Окремо від пенсії є трудовий стаж для роботодавця: польський Kodeks pracy дає 20 або 26 днів відпустки залежно від загального стажу, а документально підтверджена робота за кордоном зараховується до нього так само, як робота в Польщі. Тут ZUS ні до чого - рішення приймає відділ кадрів.

Для чого документи потрібні ZUS

Заяву про емеритуру чи ренту з урахуванням українських періодів ви подаєте до ZUS - у Польщі він є установою зв’язку з українською стороною. ZUS сам пересилає запит до Пенсійного фонду України, який підтверджує періоди страхування. Але це тривалий процес, а в умовах війни - ще довший, тому ваші власні документи мають значення:

• трудова книжка - основний доказ періодів роботи до того, як Україна перейшла на електронний облік;
• витяг з реєстру застрахованих осіб (ПФУ) - підтверджує періоди і сплачені внески приблизно з 2000 року; можна отримати через портал Пенсійного фонду;
• довідки про заробітну плату - потрібні, коли ZUS або ПФУ рахують розмір виплати, а не лише право на неї;
• військовий квиток - якщо строкова служба має бути зарахована;
• диплом - лише якщо навчання зараховується до стажу за правилами країни, яка цей період підтверджує.

ZUS приймає документи іноземною мовою разом із перекладом присяжного перекладача. Подавати треба копії, засвідчені або з пред’явленням оригіналу; трудову книжку не віддавайте назавжди - покажіть оригінал і залиште копію з перекладом.

Стаж для роботодавця: відпустка

Тут вимоги м’якші. Роботодавець має зарахувати документально підтверджену роботу за кордоном до стажу, від якого залежить вимір відпустки (26 днів після 10 років, разом із періодами навчання за правилами Kodeksu pracy). Більшість відділів кадрів просять копію трудової книжки з перекладом; частина погоджується на звичайний переклад, інші хочуть присяжний - уточніть у своїх кадрах.

Практична порада: якщо ви плануєте колись звертатись до ZUS, зробіть одразу присяжний переклад - він підійде і роботодавцю, і ZUS, і наступному роботодавцю. Один PDF з кваліфікованим підписом можна подавати скільки завгодно разів.

Які документи та скільки сторінок

Трудова книжка: як рахувати

Трудова книжка - єдиний документ у цьому списку, де обсяг сильно різниться. Рахуємо не аркуші книжечки, а обсяг готового тексту: одна розрахункова сторінка = 1125 знаків з пробілами у перекладі. Перекладається все, що є на заповнених сторінках: титульний аркуш (прізвище, дата народження, освіта, професія), кожен запис про прийняття, переведення і звільнення з датами й номерами наказів, а також текст печаток - назва підприємства, його код, іноді адреса. Саме печатки «з’їдають» більшість знаків.

Орієнтир: одне місце роботи - це приблизно два-три записи й одна-дві печатки, тобто близько половини розрахункової сторінки. Книжка з трьома-чотирма роботодавцями зазвичай дає 3–4 сторінки, довга трудова з десятком підприємств - до 10. Порожні сторінки і розділ «Відомості про нагородження» перекладати не треба, якщо ZUS чи роботодавець їх не просять - не скануйте їх, і вони не потраплять до розрахунку.

Довідки й витяги

Довідка про заробітну плату - одна-дві сторінки залежно від кількості місяців у таблиці. Витяг з реєстру застрахованих осіб (форма ОК-5 чи ОК-7) - таблиця з рядком на кожен місяць, зазвичай 2–4 сторінки. Військовий квиток - одна-дві сторінки (перекладають лише сторінки з даними про службу). Диплом - одна сторінка, здебільшого достатньо самого диплома без додатка.

Якість сканів: печатки і рукопис

Трудова книжка - це рукописні записи, вицвілі чорнила і печатки, поставлені поверх тексту. Перекладач перекладає те, що може прочитати; нерозбірливе позначає приміткою «[нерозбірливо]», і ZUS може попросити підтвердити такий період іншим документом. Тому якість сканів вирішує більше, ніж у будь-якій іншій справі:

• скануйте кожен розворот окремо, на рівній поверхні, у 300 dpi або фотографуйте при денному світлі без тіні від телефону;
• перевірте, чи читаються дати, номери наказів і текст по колу печатки - це те, за чим ZUS звіряє періоди;
• не обрізайте краї - на полях бувають дописки й печатки про виправлення;
• якщо запис явно нечитабельний, спробуйте взяти довідку з підприємства або витяг з ПФУ за цей період.

Скільки коштує і коли буде готово

Ціна залежить від кількості розрахункових сторінок і напрямку перекладу; актуальна ставка - у таблиці нижче, вона береться з нашого цінника й оновлюється автоматично. Після завантаження сканів ви побачите, скільки сторінок налічено, і зможете прибрати зайві файли ще до оплати. Стандартний строк - 3–5 робочих днів, для довгої трудової книжки це реальний строк; експрес - до 48 годин.

Готовий переклад приходить у форматі PDF, підписаному кваліфікованим електронним підписом присяжного перекладача. ZUS приймає такі документи через PUE/eZUS або роздруковані разом із заявою; роботодавцю здебільшого достатньо файла. Паперовий примірник із печаткою можна замовити з доставкою в пачкомат або кур’єром.

Як замовити - крок за кроком

1. 1Відскануйте титульний аркуш і всі заповнені розвороти трудової книжки, а також довідки й витяги, які у вас є.
2. 2У формі замовлення виберіть справу «Трудова книжка і стаж для ZUS» - перекладач отримає підказку, на що звернути увагу.
3. 3Завантажте файли, перевірте кількість сторінок і ціну; приберіть сторінки, які не потрібні.
4. 4Впишіть прізвище та ім’я латинкою з паспорта, e-mail і телефон; оберіть строк і доставку.
5. 5Оплатіть BLIK-ом або карткою. Готовий PDF надійде на e-mail.

Що буває далі

У ZUS справа з іноземними періодами триває довше за звичайну: після подачі заяви ZUS надсилає формуляри до Пенсійного фонду України і чекає на підтвердження. На практиці це від кількох місяців до року, залежно від того, як швидко відповідає українська сторона. Ваші переклади дозволяють ZUS попередньо оцінити право на виплату, не чекаючи на відповідь. Рішення приходить листом або на PUE/eZUS, і його можна оскаржити до суду.

У роботодавця все швидше: відділ кадрів перераховує стаж і коригує вимір відпустки, як правило, з найближчого місяця. Варто подати документи одразу при працевлаштуванні - за минулі періоди відпустку доводиться доводити окремо.

Документи, сторінки, орієнтовна вартість

Типова кількість розрахункових сторінок для цієї справи та орієнтовна вартість за стандартним терміном (українська → польська). Точну суму покаже форма замовлення після завантаження файлів.

Часті запитання